Мультизадачность — термин, давно знакомый людям, которые ведут несколько проектов сразу. Порой сложно ориентироваться во всех накопленных задачах. И как правило, от этого падает или ваше моральное состояние, или качество работы. А зачастую все и сразу. Чтобы не сойти с ума, пока занимаетесь многозадачностью, The CMS Group подготовила рабочие способы и схемы, помогающие успешным людям держаться на плаву.
Планируйте
Планирование — важнейший элемент успешной мультизадачности. «Дорожная карта» каждого проекта позволит увидеть весь объем работы и эффективнее распределить время. Важно делать это не только для каждого проекта в отдельности, но и для всех проектов в целом. Помимо этого, The CMS Group может с уверенностью сказать, что умение устанавливать приоритеты позволит сконцентрироваться на наиболее важных задачах.
Научитесь разделять время
Разделение времени между проектами – это тоже ключевой момент. Попробуйте создать гибкий график, который позволит уделить определенное время каждому проекту в течение дня, недели или месяца — в зависимости от их срочности и важности. Кстати, The CMS Group не так давно публиковала статью о том, как собрать команду для проекта, возможно, она будет вам полезной.
The CMS Group рекомендует делегировать часть задач
Не забывайте, что делегирование – это не признак слабости, а умения управлять личными ресурсами. Если есть возможность, лучше делегировать некоторые обязанности между коллегами. Найти специалистов, которые смогут выполнять задачи так же эффективно бывает непросто. Особенно людям, которые страдают от болезни «лучше сделать самому». Но это вполне реально, и принесет вам заметный результат практически сразу.
Не забывайте про отдых
Обязательно включайте в график время для отдыха и расслабления. Это очень важно для сохранения эффективности и баланса. Без регулярных перерывов работа может начать влиять на ваше физическое и эмоциональное состояние. Здесь важно включить все виды отдыха: от психологического и эмоционального до физического. Примечание от The CMS Group: просмотр ленты в соцсетях или любая другая смена деятельность не считается полноценным отдыхом.
Инструменты управления проектами от The CMS Group
Существует множество специальных инструментов управления проектами, которые помогут организовать работу. Они могут предоставить обзор по всем проектам, контроль сроков, составление задач и многое другое. The CMS Group рекомендует использовать один из нескольких вариантов, представленных ниже.
Список самых эффективных платформ для эффективного тайм-менеджмента:
- WEEK — планирование и ведение задач, метки наиболее приоритетных задач, тегирование, перенос невыполненных задач на дальние даты, таймер по каждой из задач, интеграция с календарями Гугл, Эпл, Яндекс.
- Microsoft To Do — ведение списков дел, маркировка, группировка и сортировка задач.
- dо — просмотр и планирование заданий, календари, система тегов, опции для дополнительной мотивации.
- ToDoist — удобная система маркировки и деления задач, есть расширение для браузера, группировка задач.
- Timely — аналитика по загруженности, готовая система тегов, идеальная площадка для работы в команде.
Специалисты The CMS Group сами используют несколько из них, например, ToDoist. Сбалансировать несколько проектов – это искусство, но, соотнося свои усилия, организуя задачи и уделяя время отдыху, вполне реально достичь успеха без ущерба для своего благополучия.
Рабочие схемы для многозадачных работников
Чтобы успевать вести сразу несколько проектов, необходимо использовать техники тайм-менеджмента. Вот несколько эффективных методов распределения времени.
- Метод важности и срочности. Задачи разделяются на 4 квадранта: важные и срочные, важные, но не срочные, срочные, но не важные, и неважные, и несрочные. Визуализация и структуризация очень помогают в рабочем процессе.
- Метод Pomodoro. Он предполагает работу в периоды фокусировки (25 минут) с последующим коротким перерывом (5 минут). После каждого четвертого периода фокусировки следует более длинный перерыв (обычно 15-30 минут).
- GTD (Getting Things Done). The CMS Group напоминает, что эта методика была придумана Дэвидом Алленом. Она обеспечивает систематизацию и контроль за всеми задачами с помощью создания списков дел, контроля за проектами и системы обработки информации.
- Метод блокирования времени. Этот метод предполагает разделение рабочего времени на блоки, посвященные
определенным задачам. Например, утренний блок для ответов на электронные письма, дневной блок для встреч и консультаций, а послеобеденный блок для выполнения творческой работы.
Каждый человек уникален, и эти методы могут быть адаптированы под индивидуальные предпочтения и стиль работы. Важно экспериментировать и находить способы, которые наиболее эффективны в конкретной ситуации/
The CMS Group рекомендует вам сайт нашего главного методиста Елены Левиной. Здесь регулярно публикуются интересные статьи насчет бизнеса, психологии, инвестиций. Рекомендуем. И еще рекомендуем Рутуб-канал “Все просто”, который ведет один из наших постоянных авторов. Посмотреть интересные видео и подписаться можно по ссылке https://rutube.ru/channel/32790250